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关于做好2017届毕业生档案整理工作的通知

时间:2017-07-11 05:18点击:

各学院:
为做好2017届毕业生档案整理工作,现将有关事项通知如下:
    一、工作原则
    2017届毕业生档案整理及转递工作实行“各学院集中整理,学籍科指导、统一接收邮寄”的办法。毕业生档案关系到学生本人的切身利益,各学院要本着服务学生,对学生负责的态度,高度重视毕业生的档案整理工作,要安排专人负责,确保整个工作按时、准确、不出纰漏地完成。
 二、毕业生档案的整理程序
   毕业生档案由各学院负责整理、核对、封口,在组装毕业生档案时,要求材料真实、完整、文字清晰、手续齐备,学籍科有专人全程指导、监督档案整理情况。
(一)        毕业生档案材料内容
1.高等学校毕业生登记表(由学院提供);
 2.就业报到证(报到证副本,由就业办提供);3.学生学籍登记表(由学院提供);
4.学年鉴定表(由学院提供);
5.学生中文成绩单(由学院提供);
6.实习材料(由学院提供);
 7.本科生毕业论文(设计)鉴定表(由学院提供,专科毕业生无此项);
8.学生高中档案(由学籍提供);
9.考生电子档案(由学籍提供);
10.奖惩材料(由学院提供)。
      (二)装档
1.采取集中统一装档方式。各学院装档时间见附件1。
 2.装档前,按照《毕业生档案材料目录》检查所装材料是否齐全,内容是否完整、准确,并对照所装材料填写档案材料目录相关项目。
 3.按《毕业生档案材料目录》(分本科、专科目录)顺序整理。
4.档案袋封皮要粘贴地址条,地址条模板见附件2。
(三)     封档、移交档案

(三)     封档、移交档案
1.装档后,按档案序号排序,由学院负责人逐一核查,核查无误后密封档案,粘贴密封签,按指定时间移交至学籍科。
2.各学院移交档案时需同时报送2017届《毕业生档案转递记录表》电子版1份,纸质版2份,由装档教师以及交接双方共同签字,教务处学籍科、各学院各留存一份。《毕业生档案转递记录表》见附件3。
三、毕业生档案整理的要求

1.各学院整理装档的人员必须含有毕业班的辅导员,具体人数各学院自行安排,学生本人不得接触档案。

2.毕业班辅导员是所负责毕业生档案的第一责任人,负责收集所负责毕业生全部归档材料,并认真做好鉴定、审核、盖章、归档等各项工作,不能粗心大意,敷衍了事。

3.在学生档案的整理过程中不得涂改、添减、勾划、损坏档案材料,对档案材料的相关内容要注意保密。

4.档案袋和封条必须使用学校统一印制的档案专用袋和专用密封签。

5.《毕业生档案材料目录》表格中写明袋内材料份数,有材料的在栏目内写明份数(只要填数字,不要写“份”字),一律用黑色签字笔填写,栏目中没有材料的写“无”,应该有材料而没有的写“缺”。按封面顺序依次将材料整理后放入袋内。

6.档案袋封面地址条填写:地址(就业报到证地址)、序号、毕业年份、学校名称、姓名、性别、身份证号、学历、专业、生源地所在地(具体到县、区)。以上内容原则上要求打印。如确需手写,字迹要工整,且必须用黑色签字笔。

7.请各学院务必在规定时间内整理完毕,并将整理好的档案以学院为单位当天1600之前由毕业班辅导员与学籍科现场交接。

8.曲阜校区档案材料单独安排整理。其他未尽事宜请咨询学籍科,电话:85592601

 

    附件:1.各学院装档时间安排表

            2.地址条模板

            3.毕业生档案转递记录表

            4.毕业生档案材料目录(本科)

            5.毕业生档案材料目录(专科)

 

 

 

 

 

                           教务处

                           2017710

附件1

 

 

各学院装档时间安排表

 

学院

装档时间

毕业生数

化工学院

        时间另行通知

139

计信学院

      时间另行通知

204

商学院

        时间另行通知

918

护理学院

      时间另行通知

615

土木学院

        时间另行通知

599

机电学院

      时间另行通知

497

 

集中装档地点:图书馆五楼党员活动室

 


 

附件2

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:

 

 

 

 

 

 

 

 

序号

毕业年份

学校名称

姓名

性别

身份证号

学历

专业

生源地所在地(具体到县、区)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

 

毕业生档案转递记录表

序号

编号

姓名

发件单位

收件单位名称(报到证地址)

邮寄地址(详细地址)

联系接收人

联系电话

邮编

1

782

张三

曲阜师范大学杏坛学院

亳州市人力资源和社会保障局

安徽省亳州市谯城区希夷大道350号就业人才服务局401 

档案室

0558-5119551

 

2

794

李四

齐鲁理工学院

亳州市人力资源和社会保障局

安徽省亳州市谯城区希夷大道350号就业人才服务局402 

档案室

0558-5119551

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件4        毕业生档案材料目录

姓名:                                         

序号

材料名称

份数

页数

备注

1

高等学校毕业生登记表

 

 

 

2

就业报到证(报到证副本)

 

 

 

3

学生学籍登记表

 

 

 

4

学年鉴定表

 

 

 

5

学生中文成绩单

 

 

 

6

实习材料

 

 

 

7

本科生毕业论文(设计)鉴定表

 

 

 

8

高中档案

 

 

 

9

考生电子档案

 

 

 

10

奖惩材料

 

 

 

11

 

 

 

 

12

 

 

 

 

13

 

 

 

 

14

 

 

 

 

15

 

 

 

 

16

 

 

 

 

17

 

 

 

 

18

 

 

 

 

19

 

 

 

 

20

 

 

 

 

        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件5          毕业生档案材料目录

 姓名:                                                                             

序号

材料名称

份数

页数

备注

1

高等学校毕业生登记表

 

 

 

2

就业报到证(报到证副本)

 

 

 

3

学生学籍登记表

 

 

 

4

学年鉴定表

 

 

 

5

学生中文成绩单

 

 

 

6

实习材料

 

 

 

7

高中档案

 

 

 

8

考生电子档案

 

 

 

9

奖惩材料

 

 

 

10

 

 

 

 

11

 

 

 

 

12

 

 

 

 

13

 

 

 

 

14

 

 

 

 

15

 

 

 

 

16

 

 

 

 

17

 

 

 

 

18

 

 

 

 

19

 

 

 

 

20

 

 

 

 

        

 

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